昨日の更新をしたら久々に若き日の思い出が頭の中をぐるぐる回り始めてどこかに吐き出さないと止まりそうにない(笑)

無駄な会議を無くそう、とか言うじゃないですか。自分も何かを決めたり確認するわけではない会議は本当に意味が無いと思います。社会人になりたての時に独身寮に入っていたのですが、そこでは年に1回寮祭というイベントがあって、何人かでグループを作って出し物を企画していました。グループの中で手分けして出し物を組み立てていくんですが、ある時のその打合せで自分の分担をちゃんとやってこなかった人がいた。

おもわず「どうするんですか?」と質問したら「それをみんなで考えよう。みんなで力を合わせて考えよう」と来た。ああ、社会人になったらこういう下らない会議があるんだなって思いました。役割通りにまずは案を持ってこいよと思った。たとえイベントとはいえ、社会人がやってるわけでクラブ活動じゃないんだからねえ。

一方で、「方針を決める会議」とか「進捗を確認する会議」でも、その場でいきなりその中身を見せられる会議は最悪。もちろん非常事態とかで出席者がみんなその議題の案件のために超多忙で会議の場でしか内容を確認できないみたいな状況は別ですよ。まあそういう会議では進捗を確認して当面の問題解決の方向性を出すくらいしかできないですけどね。

そうではなくて「方針を決める会議」なのに、会議の場で資料が初見の状況は最悪です。30分の会議であっても、本当に真剣に資料の内容を確認して質問を準備したら2時間とか半日とか掛かることもある。そういう場に呼ばれて資料が初見だったのでそのまま帰ったこともありますね。回答に責任持てないもんね。

根回しとか言うのとはちょっと違いますよね。そこで意見を出し尽くしていないと、後になって不満が出てくることもあるし、そうしたら最初の会議の準備に使う時間の何倍も事態の収拾に時間がかかることもある。

「方針を決める会議」だけでなくて、「進捗を確認する会議」も重要ですね。念のために付け加えると、こういった「方針を決める会議」や「進捗を確認する会議」は、その位置づけが組織の中で正式に認識されている会議である必要があります。なんとなく集まって、という会議だと、その会議は何を議論し何に責任を有する会議なのかを確認するところから議論を始めなければならない。

組織が大きくなればなるほど、この設えには時間と手間がかかります。まあこういうのが得意な人っていうのはどんな会社にもいるんですけどね。そういう人は「官僚的」という言葉を誉め言葉と受け止めますね(笑)

「進捗を確認する会議」は自分は割と好きです。自分が事務局になるのもいいですが、わき役として参加するのも好きですね。何かの計画が進んでいる時っていろいろ疑問が出てくるじゃないですか。これを普通にその事務局に聞いても、忙しいと相手にされないことも多い。

しかし正式な会議の場であれば、発言したことは議事録に残される。当然疑問を投げかけられた側はその疑問を解消するように動かざるを得ない。もし動いて無ければ次回の会議で「前回お願いした件ですが」と追い打ちをかけることができる。その強制力の強さが何よりも魅力です。

そしてズルいようですが、もし言ったことが実現しなくても、自分が意見を言ったことは記録に残るので、自分も最低限の責任は果たせる。これは結構大事です。



米国に入国するときに入国カードって書きますよね。あそこには「スパイをやってましたか」とか「麻薬がらみの犯罪の経歴がありますか」とか、そんなの正直に答えるわけないじゃんっていう質問が並んでいます。あれは聞いたところによれば、その質問した事項に該当したとしても、そのこと自体で捕まえることはできないけれども、もし嘘を答えたら、嘘を答えた罪で捕まえることができる質問だそうです。なるほど。逆アリバイですね。

上に書いた会議でも、指摘するべき問題点を指摘していなければ、後で問題が顕在化した時には「なぜあの会議で指摘しなかったのか」と責任を問われるわけです。そう考えたら会議で寝てる場合じゃないですよね~。



ああ、ほかにもやることが山ほどあるのにまた長いブログを書いてしまった。

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